head
head
head
bcontent1

การใช้โปรแกรม Microsoft SyncToy แบ๊คอัพข้อมูลอัตโนมัติ

ทำไมจึงควรทำแบ๊คอัพ?

ถ้าคุณเคยมีประสบการณ์ "เครื่องแฮ้งค์" ไม่ว่าจะเกิดจากฮาร์ดดิสต์เสีย, ฮาร์ดแวร์ของเครื่องคอมพิวเตอร์เสียหาย, เครื่องติดไวรัส หรือ สาเหตุใดๆก็ตาม เมื่อนั้นคุณจะเห็นคุณค่าของการทำแบ๊คอัพ แต่โชคไม่มีที่พวกเราส่วนมากมักจะลืมทำการแบ๊คอัพข้อมูล

ต้องขอขอบคุณ สิ่งประดิษฐ์ต่างๆ เช่น ฮาร์ดดิสต์ภายนอก, แชร์เน็ตเวิร์ค, แฟลตไดร์ฟ, ยูเอสบีไดร์ฟ และอุปกรณ์อื่นๆ ที่ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลากับ เทปแบ๊คอัพ และวิธีการแบ๊คอัพเก่าๆ

บทความนี้จะแสดงวิธีใช้โปรแกรมฟรีของไมโครซอร์ฟที่ชื่อว่า SyncToy ในการแบ๊คอัพข้อมูลไปยังอุปกรณ์ต่างๆ ตามที่ต้องการ และสร้างความสะดวกสบายเมื่อเกิดข้อมูลสูญหาย บทความนี้ไม่ได้สอนให้ทำการโคลนฮาร์ดดิสต์ทั้งลูก แต่จะทำการแบ๊คอัพแค่ข้อมูลสำคัญๆ บนฮาร์ดดิสต์เท่านั้น เราสามารถดาวน์โหลดโปรแกรมได้ที่ http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?displaylang=en&id=15155

การใช้ Microsoft Synctoy ทำการแบ๊คอัพข้อมูล

ขั้นแรกให้ตรวจสอบก่อนว่า อุปกรณ์ในการแบ๊คอัพข้อมูลได้ถูกติดตั้งกับเครื่องคอมพิวเตอร์ และปรากฏอยู่ใน My Computer ถูกต้อง ให้จำว่าอุปกรณ์นั้นชื่ออะไร เพราะเราจะต้องกำหนดในโปรแกรม SyncToy ว่าต้องการให้แบ๊คอัพข้อมูลไปไว้ที่อุปกรณ์ดังกล่าว

เปิดโปรแกรม SyncToy และ กำหนดรายการที่จะแบ๊คอัพ โดยคลิกที่ Start -> All Programs คลิก SyncToy เพื่อเปิดโปรแกรม

คลิก Create New Folder Pair เพื่อสร้างรายการที่จะทำการแบ๊คอัพ โปรแกรมจะให้กำหนดโฟลเดอร์ซ้าย กับ โฟลเดอร์ขวา โดยปกติโฟลเดอร์ด้านซ้ายจะเป็นโฟลเดอร์ต้นฉบับ (ซึ่งส่วนมากจะเป็นโฟลเดอร์ที่อยู่ในเครื่องของเราเอง) และโฟลเดอร์ด้านขวา จะเป็นโฟลเดอร์ในอุปกรณ์ที่เราจะใช้เพื่อแบ๊คอัพข้อมูล เช่น ฮาร์ดดิสต์แบบภายนอก, ยูเอสบีไดว์ หรือ อุปกรณ์แบ๊คอัพต่างๆ


คลิกที่ปุ่ม Browse ทำการเลือกโฟลเดอร์ซ้าย ในที่นี้เราจะทำการแบ๊คอัพข้อมูลในโฟลเดอร์ C:\Data คลิก Next เพื่อ เริ่มสร้างโฟลเดอร์ด้านขวา


คลิกปุ่ม Browse เพื่อทำการเลือกโฟลเดอร์ที่จะเก็บข้อมูล ในที่นี้เราต้องการเก็บไว้ที่ D:\Backup ถ้าเรายังไม่ได้สร้างโฟลเดอร์ D:\Backup ก็สามารถคลิกที่ปุ่ม Make New Folder เพื่อสร้างโฟลเดอร์ใหม่ได้ คลิก OK และคลิกปุ่ม Next เพื่อทำขั้นตอนต่อไป


ในหน้านี้จะให้เราเลือกว่าจะแบ๊คอัพข้อมูลแบบไหน
  • Synchronize: ไฟล์ที่ถูกสร้างขึ้นใหม่ หรือมีการแก้ไขใหม่สุดจะถูกก๊อปปี้ไปยังอีกโฟลเดอร์ ไม่ว่าจะเป็นโฟลเดอร์ด้านซ้าย หรือโฟลเดอร์ด้านขวา ไฟล์ไหนที่ถูกเปลี่ยนชื่อ หรือถูกลบ ก็จะมีผลกับอีกโฟลเดอร์หนึ่งด้วย
  • Echo: ไฟล์ที่ถูกสร้างขึ้นใหม่ หรือมีการแก้ไขจะถูกก๊อปปี้ไปยังโฟลเดอร์ด้านขวา ไฟล์ที่ถูกเปลี่ยนชื่อ หรือลบในโฟลเดอร์ด้านซ้ายจะมีผลกับโฟลเดอร์ด้านขวาด้วย
  • Subscribe: ไฟล์ที่มีการแก้ไขในโฟลเดอร์ด้านขวาจะถูกก๊อปปี้ไปยังด้านซ้ายถ้าพบไฟล์ในโฟลเดอร์ด้านซ้าย
  • Contribute: ไฟล์ใหม่ และไฟล์ที่มีการแก้ไขจะถูกก๊อปปี้จะด้านซ้ายไปด้านขวา ไฟล์ที่ถูกเปลี่ยนชื่อในโฟลเดอร์ด้านซ้ายจะมีผลต่อโฟลเดอร์ด้านขวา คือมีผลคล้ายกับ Echo แต่ไม่มีการลบไฟล์
  • Combine: ไฟล์ใหม่ และไฟล์ที่มีการแก้ไขใหม่สุดจะถูกก๊อปปี้ไปยังโฟลเดอร์ทั้งซ้าย และขวา ส่วนการเปลี่ยนชื่อ และลบไฟล์จะไม่มีผลใดๆ
โดยส่วนมากเราจะใช้คำสั่ง Echo เนื่องจากข้อมูลที่เราทำการเปลี่ยนแปลงในโฟลเดอร์ด้านซ้าย (โฟลเดอร์ต้นฉบับ) จะมีผลไปยังโฟลเดอร์ด้านขวา (โฟลเดอร์ปลายทาง) เพียงทิศทางเดียว


หลังจากที่เราเลือกวิธีการในการแบ๊คอัพข้อมูลแล้ว เราจะต้องกำหนดชื่อด้วย ในที่นี้กำหนดเป็น BackupData จากนั้นคลิกปุ่ม Finish


ในหน้านี้จะเห็นว่าที่รายการด้านซ้าย จะมีรายการ BackupData เพิ่มขึ้นมา ตามภาพ ถ้าเราคลิกที่รายการ BackupData แล้วคลิกปุ่ม Run โปรแกรมจะทำการแบ๊คอัพตามที่เรากำหนดเอาไว้ก่อนหน้า
ในขณะเดียวกัน ถ้าเรามีการสร้างรายการแบ๊คอัพเอาไว้หลายรายการ และต้องการทำทุกรายการ ให้เราเลือกที่ All Folder Pairs และคลิกที่ป่ม Run


โฟลเดอร์ที่เก็บข้อมูลของ Windows XP

Address Book เก็บอยู่ที่ C:\Documents and Settings\ชื่อยูสเซอร์\Application Data\Microsoft\Address Book
Favorites เก็บอยู่ที่ C:\Documents and Settings\ชื่อยูสเซอร์\Favorites
My Documents เก็บอยู่ที่ C:\Documents and Settings\ชื่อยูสเซอร์\My Documents

อีเมล์ - Outlook Express, MS Outlook หรือ โปรแกรมอีเมล์อื่นๆ

Outlook Express สามารถหาได้โดย เปิดโปรแกรม Outlook Express คลิกเลือกเมนู Tools -> Options -> Maintenance คลิกปุ่ม Store Folder โปรแกรมก็จะโชว์ที่เก็บข้อมูลของ Outlook Express (ปกติจะอยู่ที่ C:\Documents and Settings\ชื่อยูสเซอร์\Local Settings\Application Data\Identities\เลข Identity \Microsoft\Outlook Express)
MS Outlook สามารถหาได้โดย คลิก Start -> Search -> All Files and folders พิมพ์ *.pst เพราะไฟล์นามสกุล pst จะเป็นไฟล์ข้อมูลของ MS Outlook (ปกติจะอยู่ที่ C:\Documents and Settings\User Name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook)

การใช้ Microsoft SyncToy ทำการแบ๊คอัพอัตโนมัติทุกวัน

  1. คลิก Start -> All Programs -> Accessories -> System Tools -> Scheduled Tasks เพื่อเปิดโปรแกรม Scheduled Tasks
  2. ดับเบิ้ลคลิกที่ Add Scheduled Task ได้หน้าต่าง Scheduled Task Wizard ให้คลิก Next เพื่อทำงานต่อไป
  3. เลื่อนลงไปเพื่อหาโปรแกรม SyncToy คลิก Next
  4. ที่รายการ Perform this Task เลือก Daily เราสามารถกำหนดชื่อได้ว่าจะเป็นอะไร ในที่นี้กำหนดว่า MyBackup Dialy คลิก Next
  5. ให้เลือกเวลาเริ่มต้นทำการแบ๊คอัพประจำวันที่ช่อง Start time ซึ่งควรจะเป็นเวลาที่เราเปิดเครื่องครั้งแรกในตอนเช้า หรือเวลาเย็นหลังจากทำงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว คลิกเลือก Every Day เพื่อให้โปรแกรมทำงานทุกวัน ที่ช่อง Start date เพื่อกำหนดว่าจะให้โปรแกรมเริ่มทำงานตั้งแต่เมื่อไร เสร็จแล้วคลิกปุ่ม Next
  6. ส่วนนี้จะเป็นการกำหนดว่า ยูสเซอร์ ไหนที่จะทำงานกับโปรแกรมนี้ โดยการกำหนดชื่อ ยูสเซอร์ และ พาสเวิร์ด
  7. ที่หน้านี้ให้คลิกเลือก Open advanced properties for this task when I click Finish เสร็จแล้ว คลิกปุ่ม Finish
  8. ที่แท๊ป Task ในช่อง Run จะเห็นว่ามีคำสั่งดังนี้
    "C:\Program Files\Microsoft\SyncToy\SyncToy.exe"
    ให้เราเพิ่ม - R ลงไปเพื่อให้โปรแกรม SyncToy รันคำสั่งแบ๊คอัพทุกตัวที่เราสร้าง ดังตัวอย่างข้างล่าง
    "C:\Program Files\Microsoft\SyncToy\SyncToy.exe" -R
  9. คลิก OK และปิดโปรแกรม Scheduled Tasks
หมายเหตุ
  1. เราควรสร้างโฟลเดอร์ย่อยในโฟลเดอร์ Backup เพื่อแยกเก็บข้อมูลต่างๆ เช่น สร้างโฟลเดอร์ย่อย MyDocument ในโฟลเดอร์ Backup เพื่อเก็บข้อมูลใน My Documents ของเรา และสร้างโฟลเดอร์ Favorites สำหรับเก็บข้อมูล Favorites เป็นต้น
  2. การแบ๊คอัพข้อมูล ไม่ควรแบ๊คอัพข้อมูลในฮาร์ดดิสต์ตัวเดียวกับที่เก็บข้อมูล เพราะถ้าฮาร์ดดิสต์เกิดเสียขึ้นมา ก็จะไม่สามารถนำข้อมูลที่เราแบ๊คอัพมาใช้งานได้
bcontent3